한국교통연구원, 회의수당 지급 업무를 연동 기반으로 자동화하다

한국교통연구원(KOTI)은 교통·물류 분야 국책 연구를 수행하는 정부출연 연구기관입니다. 연구 과정에서 외부 자문위원 회의가 빈번하게 열리며, 매 행사마다 참석 확인서, 인건비 지급 영수증, 자문수당 영수증 등 다양한 서류를 처리해야 합니다.

수기 작업의 반복

서류를 일일이 수기로 작성한 뒤 인쇄·배부·서명·취합·스캔·PDF 합본·시스템 업로드까지, 하나의 행사에 10단계 이상의 수작업이 필요했습니다.

정보 불일치와 재확인 부담

참석자의 계좌번호, 주소 등 개인정보를 수기로 입력하는 과정에서 오타·누락이 발생했고, 담당자가 참석자에게 재차 연락하여 구두로 확인하는 일이 반복되었습니다. 정보를 재확인하고 수정하는 사이 수당 지급이 지연되는 경우도 잦았습니다.

공공기관 수준의 보안 요구

개인정보와 민감한 회의 자료를 다루는 만큼, 문서의 위변조 방지와 진본성 증명이 필수적이었습니다. 많은 외부 서비스가 파일을 외부 서버에 저장하는 구조여서 보안 기준을 충족하기 어려웠습니다.

실시간 계좌 검증

금융기관 API와 연동하여 전자서명 단계에서 계좌번호와 생년월일을 교차 검증하고, 예금주 실명까지 실시간으로 확인합니다. 잘못된 계좌로의 송금 위험이 원천 차단되어 재확인 연락이 사라졌습니다.

주소 자동 완성

웹 연동 주소 검색 API를 활용하여 주소를 자동으로 완성하고 검증합니다. 주소 오기입으로 인한 반복 수정이 불필요해졌습니다.

경영정보시스템 연동

기존 경영정보시스템과 API 연동하여 과제 정보, 자문위원 정보가 서류에 자동 반영됩니다. 한 양식에서 수집된 데이터가 회의록, 자문수당 영수증 등 관련 양식에 자동으로 업데이트되어 수기 입력과 추후 데이터 취합 작업이 제거되었습니다.

공공기관 보안 충족

TSA 시점인증으로 문서 생성 시점을 공인 기관이 증명하고, 진본확인 서비스로 문서 변경 여부를 검증합니다. 개인정보가 포함된 파일은 외부 서버가 아닌 내부 서버에 직접 연결하여 보안 위험을 근본적으로 해결했습니다.

수당 지급 프로세스 완전 자동화

양식 작성 → 정보 수집 → 서명 → 취합 → 시스템 첨부까지 전 과정이 자동화되어, 기존 10단계 이상의 수작업이 클릭 몇 번으로 완료됩니다. 연구원들이 본연의 연구 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

정보 오류 원천 차단

실시간 계좌 검증과 주소 자동 완성으로 정보 불일치 문제가 제거되었습니다. 재확인 연락과 지급 지연이 근본적으로 해소되어 정확한 정보 기반의 신속한 수당 지급이 실현되었습니다.

데이터 활용 확대

시스템 연동을 통해 수집된 데이터가 자동으로 표준화·축적되어 국정감사 대응 등 사후 데이터 활용이 수월해졌습니다. 설문조사, 공모전 운영 등 불특정 다수 응답 수집 업무에도 확장 활용하고 있습니다.