동국대학교, 회의록 행정을 혁신하다
동적 서명란과 자동 간인 기능으로 복잡한 회의 문서 처리 자동화
산업
교육 (사립대학교)
도입 부서
교무처
주요 업무
인사계약, 산학협력, 회의록
특징
동적 서명란, 자동 간인
도입 배경
동국대학교 교무처는 인사계약, 산학협력 계약 등 다양한 행정 업무를 처리하고 있었습니다.
특히 각종 회의에서 발생하는 특수한 유형의 회의록 처리가 큰 부담이었습니다.
회의록 처리의 어려움
대학에서는 다양한 위원회와 회의가 열리고, 각 회의마다 참석자가 다릅니다. 기존에는 회의록에 참석자 명단을 일일이 수기로 작성하고, 각 참석자에게 개별적으로 서명을 받아야 했습니다. 게다가 공식 문서에는 간인이 필요한데, 페이지마다 수작업으로 간인서명을 해야 했습니다.
기존 시스템 활용 요구
이미 학사행정시스템을 사용하고 있었기 때문에, 새로운 화면으로 이동하지 않고 기존 업무 흐름 내에서 전자서명을 진행하고 싶었습니다.
솔루션 적용
1단계: 기본 전자서명 도입
처음에는 인사계약, 산학협력 계약 등 일반적인 계약 업무에 전자서명을 도입했습니다. API 연동을 통해 기존 학사행정시스템 화면에서 바로 전자서명을 진행할 수 있도록 구성하여, 별도의 화면 전환 없이 업무 연속성을 유지했습니다.
2단계: 회의록 특화 기능 개발
동국대만의 특수한 회의록 포맷에 맞춰 두 가지 핵심 기능을 추가 개발했습니다.
📋 동적 서명란 자동 생성
회의 참석자 정보를 불러오면 서명부에 이름, 소속이 자동으로 채워집니다. 참석자 수가 몇 명이든 유동적으로 서명란이 생성됩니다.
📄 자동 간인란 생성
간인 담당자를 지정하면 문서의 모든 페이지에 간인란이 자동으로 생성됩니다. 담당자 이름과 서명 위치가 자동으로 배치되어 간인 누락을 방지합니다.
도입 효과
업무 효율 향상
회의록 작성 시 참석자 명단을 수기로 작성하고 서명란을 일일이 만들던 작업이 자동화되었습니다. 참석자 정보만 불러오면 서명부가 자동 생성되어 회의록 작성 시간이 대폭 단축되었습니다.
간인 누락 방지
간인 담당자를 지정하면 모든 페이지에 자동으로 간인란이 생성됩니다. 수작업으로 페이지마다 간인을 찍을 필요가 없어 누락 위험이 사라졌습니다.
“회의록 작성이 정말 편해졌습니다. 참석자 정보만 넣으면 서명란이 자동으로 만들어지고, 간인도 알아서 들어가니까요. 기존 학사행정시스템에서 바로 쓸 수 있어서 적응도 빨랐습니다.”
— 동국대학교 교무처 담당자
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