서울대학교, 전사 전자서명 체계를 구축하다

서울대학교는 국내 최대 규모의 국립대학으로, 수많은 단과대학과 부속기관이 복잡하게 얽힌 조직 구조를 가지고 있습니다.
기존에는 계약서, 신청서, 동의서 등 각종 문서를 종이로 처리하며 다음과 같은 문제를 겪고 있었습니다.

복잡한 권한 관리

겸직·겸무가 많은 대학 조직 특성상, 한 사람이 여러 부서에 소속되어 있고 직책마다 접근할 수 있는 문서가 달랐습니다.
일반적인 전자서명 솔루션으로는 이 복잡한 권한 체계를 구현할 수 없었습니다.

기존 시스템과의 연동 필수

이미 종합행정시스템, ERP 등 다양한 시스템을 사용하고 있었습니다. 새로운 솔루션 때문에 기존 업무 프로세스를 바꾸는 것은 불가능했고, 완료된 문서를 기존 파일관리시스템(EDMS)에 자동으로 저장해야 했습니다.

국립대 수준의 보안 요구

엄격한 보안 규정을 준수해야 했고, 감사 대응과 법적 증거력 확보를 위한 시점확인(TSA), 공인인증서를 통한 신원확인 구현이 필수였습니다.

1. 대학 특화 권한 시스템

종합행정시스템의 인사 데이터와 연동하여 조직도 기반의 폴더 구조를 구성했습니다. 상위 부서가 하위 부서 문서함을 열람할 수 있는 권한 상속, 겸직자의 다중 소속 권한 자동 부여, 부서 내 보안폴더 생성 등 엔터프라이즈급 정교한 접근 제어를 구현했습니다.

2. 전방위 시스템 연동

통합인증(SSO), 시점확인(TSA), 종합행정(ERP), 전자결재 시스템과 완벽하게 연동했습니다. 완료된 문서는 기존 파일관리시스템으로 자동 이관되어 별도의 관리 부담 없이 기존 업무 흐름을 유지할 수 있습니다.

3. 유연한 서명 프로세스

불특정 다수를 위한 '오픈 서명(신청서)' 기능으로 학생, 외부 강사, 협력 업체 등 다양한 사용자가 손쉽게 서명할 수 있습니다. 또한 기관별 관인 등록, 권한 부여 및 위임 기능을 통해 공문서 처리도 전자화했습니다.

행정 혁신

서명부터 보관까지 지원하는 전사 전자서명 도입으로 업무 시간이 대폭 단축되었습니다.
종이 없는 행정을 실현하며 출력, 우편, 보관 비용도 크게 절감했습니다.

신뢰성 확보

시점확인(TSA) 및 상세 로그 기록을 통해 전자 문서의 위변조를 방지하고,
서명이력 보고서를 통해 문서 관리의 효율과 신뢰성이 제고되어 행정업무에 들어가는 리소스가 크게 감소하였습니다.

사용자 접근성 확대

학생, 교직원, 외부 강사까지 모두가 포털 하나로 전자서명을 이용할 수 있게 되었습니다.
별도의 가입이나 주소록 등록 없이 기존 행정시스템의 소속·연락처 데이터가 자동 연동되어, 사용자 진입 장벽 없이 전사 확산이 가능해졌습니다.