한신대학교, 업무 흐름을 끊지 않는 전자서명
학사행정시스템 API 연동으로 화면 전환 없이 계약 업무 처리
산업
교육 (사립대학교)
도입 부서
교무처
주요 업무
인사계약, 산학협력 계약
특징
API 연동, 업무 연속성
도입 배경
한신대학교 교무처는 인사계약, 산학협력 계약 등 다양한 계약 업무를 처리하고 있었습니다. 전자서명 도입을 검토하면서 가장 중요하게 생각한 것은 '업무 연속성'이었습니다.
기존 시스템 활용이 핵심
이미 학사행정시스템을 통해 모든 행정 업무를 처리하고 있었습니다. 담당자들은 이 시스템에 익숙해져 있었고, 새로운 화면을 배우거나 여러 시스템을 오가는 것을 원하지 않았습니다.
빠른 도입과 쉬운 적응
복잡한 커스터마이징보다는 기존 업무 프로세스에 자연스럽게 녹아드는 솔루션을 원했습니다. 담당자들이 별도의 교육 없이도 바로 사용할 수 있어야 했습니다.
솔루션 적용
API 연동 방식 채택
UbiContent를 별도의 화면으로 제공하는 대신, API 연동을 통해 기존 학사행정시스템 안에서 전자서명을 진행할 수 있도록 구성했습니다. 템플릿은 한번의 등록으로 반복 사용이 가능하여 초기에 세팅한 값을 그대로 사용하였고, 담당자는 기존에 사용하던 화면에서 발송할 템플릿을 선택하여 발송하는 단순한 워크플로우로 업무 효율성을 높였습니다.
단순하지만 강력한 업무 흐름
인사 업무 담당자는 기존 시스템에서 전자서명 메뉴를 클릭하고, 발송할 템플릿을 선택합니다.
그리고 받는사람의 이름, 연락처를 입력하거나 기존 주소록에서 검색하여 선택하면 발송이 완료됩니다.
주요 활용 업무
- 인사 계약: 교직원 채용 계약, 계약직 갱신
- 강사 위촉: 시간강사, 외래교수 위촉 계약
- 산학협력 계약: 기업-학교 간 협력 계약
- 기타 신청서: 각종 행정 서류
도입 효과
빠른 적응
담당자들은 기존에 사용하던 학사행정시스템 화면에서 그대로 업무를 처리합니다. 새로운 시스템을 배울 필요가 없어 도입 첫 날부터 바로 사용할 수 있었습니다.
업무 연속성
계약서 작성부터 서명 요청, 완료 확인까지 화면 전환 없이 한 곳에서ㄴ 처리됩니다. 여러 시스템을 오가는 번거로움이 사라지고, 업무 흐름이 끊기지 않습니다.
효율적인 계약 처리
종이 계약서를 출력하고, 우편으로 보내고, 서명받아 회수하던 과정이 온라인으로 전환되어 계약 체결 시간이 절반으로 단축되었습니다.
API 연동 방식의 장점
- 기존 업무 화면 유지: 새로운 시스템 학습 불필요
- 업무 연속성: 화면 전환 없이 계약 처리
- 빠른 도입: 복잡한 커스터마이징 없이 바로 사용
- 유연한 확장: 필요시 다른 시스템에도 동일하게 적용 가능
“가장 좋은 점은 기존 시스템을 그대로 쓸 수 있다는 거예요. 새로 배울 것도 없고, 화면 이동할 필요도 없어요.
그냥 버튼 하나만 누르면 전자서명이 되니까 정말 편합니다.”
— 한신대학교 교무처 담당자
기존 시스템에 전자서명을 추가하고 싶으신가요?
API 연동을 통해 현재 사용 중인 시스템에서 바로 전자서명을 진행할 수 있습니다.