두산건설, API 연동으로 문서 생성부터 서명 완료까지 완전 자동화하다

두산건설은 대규모 건설 프로젝트를 운영하면서 다양한 계약 문서와 업무 서류를 처리하고 있습니다. 프로젝트 규모에 비례하여 문서량도 방대하고, 관련 이해관계자도 많아 서명 처리에 상당한 시간과 인력이 투입되고 있었습니다.

다양한 문서 포맷의 혼재

업무 시스템에서 생성되는 문서의 포맷이 다양했습니다. 동일한 시스템에서 데이터를 입력하더라도 업무 유형에 따라 출력되는 문서 형식이 제각각이라, 서명 처리를 위해 매번 문서를 수작업으로 정리하고 변환해야 했습니다.

반복적인 수작업 프로세스

문서 생성 후 수신자 정보를 확인하고, 서명을 요청하고, 서명이 완료되면 파일을 회수하여 시스템에 등록하는 전 과정이 담당자의 수작업에 의존하고 있었습니다. 문서 건수가 많을수록 처리 지연과 누락 위험이 커졌습니다.

API 기반 문서 자동 생성 및 서명 요청

업무 시스템에서 API를 호출하여 수신자 정보와 문서 내용을 전달하면, 유비컨텐츠가 자동으로 서명 템플릿을 생성하고 수신자에게 서명 요청까지 발송합니다. 담당자가 별도로 문서를 만들거나 서명을 요청할 필요가 없습니다.

컨버터를 통한 문서 포맷 통합

업무 시스템에서 출력되는 다양한 포맷의 문서를 유비컨텐츠의 문서 컨버터로 PDF 변환한 뒤, 변환된 PDF 위에 서명 템플릿을 적용하는 방식으로 구성했습니다. 문서 포맷이 달라도 동일한 자동화 파이프라인에서 처리할 수 있게 되었습니다.

웹훅 기반 완료 파일 자동 회수

서명이 완료되면 웹훅을 통해 업무 시스템에 자동으로 알림이 전달되고, 완료된 파일의 다운로드 링크가 함께 제공됩니다. 담당자가 서명 완료 여부를 확인하거나 파일을 직접 다운로드할 필요 없이, 시스템이 자동으로 처리합니다.

문서 업무의 완전 자동화

업무 시스템에서 데이터를 입력하는 순간부터 서명 완료 파일이 회수되는 시점까지, 일일이 문서를 만들고 요청하고 저장할 필요 없이 End-to-End 자동화가 실현되었습니다. 담당자는 예외 건만 관리하면 됩니다.

문서 포맷 다양성 해결

현업에서 사용하는 문서는 내용부터 확장자까지 다양한 파일들로 구성되어 있었습니다. 유비 도큐 컨버터(별매 또는 번들 구매 가능)를 통해 포맷이 다른 문서들을 일괄적으로 PDF 변환 후 서명 처리할 수 있게 되어, 문서 유형별로 별도 프로세스를 운영하던 비효율이 제거되었습니다.

처리 누락 및 지연 해소

자동화된 워크플로우 덕분에 서명 요청 누락이나 완료 파일 회수 지연이 사라졌습니다. 웹훅을 통한 실시간 알림으로 문서 처리 현황을 즉시 파악할 수 있습니다.